В помощь экспоненту

Основные причины, по которым экспоненты не получают от выставок максимальную отдачу
  1. Пренебрежительное отношение к выставкам. Часто компании не рассматривают выставки как реальную возможность развивать бизнес и повышать продажи, а относятся к выставкам как к «вынужденной трате времени и денег», выходят на выставку с отношением «нас и так все знают» или с позицией «отдохнуть от офиса». Такой подход ставит под угрозу имидж компании.
  2. Неосознанное неумение полноценно использовать выставочные возможности. В основном участие в выставке проходит по принципу «как все, так и мы, не хуже других». Большинство экспонентов на выставках привыкли «брать только то, что само идет к ним в руки», но при грамотном подходе и тщательной подготовке к выставке можно получать гораздо больше.
  3. Отсутствие четко сформулированных задач участия в выставке. Типичные «причины», по которым многие компании оказываются на выставках: «все участвуют, и мы участвуем», «потому, что участвуют конкуренты», «потому что надо же где-то выставляться», «для того чтобы напомнить рынку о своем существовании», «для того, чтобы все увидели, что у нас все в порядке», «потому что можем себе позволить» и прочее. Не имея достижимых, измеримых, ограниченных временными рамками задач, за осуществление которых отвечают конкретные сотрудники, сложно рассчитывать на высокие результаты
  4. Переоценка роли организаторов выставки. Многие экспоненты ошибочно преувеличивают роль и функцию организаторов выставки, считая, что «мы платим деньги, а организатор обязан обеспечить результат». Ни один профессиональный организатор не может предугадать индивидуальные маркетинговые цели сотен участников выставки и гарантировать, что, придя на выставку, посетитель обязательно зайдет на стенд какой-то конкретной компании, заинтересуется ее продуктом и купит именно у нее, а не у конкурента на соседнем стенде.
  5. Отсутствие предвыставочной рекламной кампании. Согласно статистике 61% посетителей проводят на выставке только 1 день, 25% посетителей успевают нанести визит только 5 экспонентам выставки, 76% посетителей приходят на выставки с заранее подготовленным планом, основанным на довыставочной информации. В этой связи важность комплексной рекламной кампании участия в выставке сложно переоценить.
  6. Неподготовленный персонал Выставочный персонал – это один из главных факторов, влияющих на эффективность участия в выставках. Зачастую сотрудников отправляют на выставку без каких-либо указаний, и большинство из них просто не знают, зачем они находятся на выставке и что им следует делать. Основные проблемы выставочного персонала - незнание правил и манер поведения на стенде, несоответствующий внешний вид, невнимание к посетителям, неэффективные методы работы с посетителями, незнание собственной продукции и неумение ее демонстрировать, неграмотную организацию работы на стенде.
  7. Неэффективный выставочный стенд. Многие компании не знают, как рассчитать необходимую площадь стенда, как правильно организовать пространство стенда, как с помощью дизайна и оформления привлечь внимание посетителей, как грамотно представить товары или услуги.
  8. Отсутствие системного подхода к выставочной деятельности. Зачастую выставочная деятельность компаний не интегрирована в рекламную и маркетинговую политику. Для того чтобы добиться успеха, нужно понимать, что у каждой выставки есть свои индивидуальные особенности, изучать потенциал этих мероприятий, а затем разрабатывать стратегию участия в конкретной выставке. Многие компании не анализируют работу на выставках и соответственно не исправляют ошибки и не развивают успешные решения на следующих выставках.
  9. Отсутствие поствыставочного сопровождения полученных контактов. По данным Exhibit Surveys, Inc. 87% выставочных контактов остаются необработанными.
  10. Материалы подготовлены на основании практического пособия Николая Карасева «Как получать от выставок максимальную выгоду» www.expoeffect.ru
Как выбрать выставку для участия

Определите, кто ваш покупатель. Прежде всего, необходимо понять, какую аудиторию вы хотите видеть на стенде. Многие региональные проекты имеют комбинированный формат – нацелены как на профессионалов, так и на частных лиц. Если вам нужен конечный потребитель, участвуйте в торговых выставках и ярмарках. Если же цель привлечь бизнес-сегмент, оптовых покупателей, выбирайте специализированные мероприятия.

Проанализируйте, где находится рынок сбыта. Если ваш бизнес ориентирован на продажи в родном регионе, принимайте участие в «домашних» выставках. Если же вы планируете расширить географию продаж – участие в профильной выставке нужного региона может стать отличным стартапом для выхода на рынок.

Проведите мониторинг. Когда цель ясна, можно переходить к выбору. Составьте список выставок интересующего вас формата на ближайший год (в этом помогут выставочные порталы, где собраны мероприятия по городам и тематикам) и выберите наиболее оптимальные по срокам и месту проведения.

Соберите информацию о выставке. Профессиональные организаторы предоставят портрет посетителя, результаты маркетинговых исследований, статистику мероприятия и другую аналитику. Поинтересуйтесь, кто из лидеров рынка участвует в выставке. Заявили ли о своем участии ваши конкуренты? Посещают ли выставку руководители региона? Какие дополнительные рекламные и сервисные возможности предлагаются экспонентам? По возможности узнайте мнение об уровне организации мероприятия у тех, кто уже принимал участие в предыдущих выставках.

Посещайте выставки. Личное мнение – самое надежное. Поэтому посещайте выставки, на которых, как вы считаете, могло бы быть представлено и ваше предприятие. Так вы пообщаетесь с экспонентами, покупателями, специалистами отрасли, прочувствуете атмосферу мероприятия и поймете, должна ли ваша компания в следующий раз войти в список участников.
Этапы подготовки к выставке
Формирование наиболее престижных выставочных мероприятий начинается за 10-12 месяцев.

Планомерная подготовка к выставке начинается за год до ее открытия и включает в себя следующие этапы:
За двенадцать месяцев. Оцените и выберите выставку, рассчитайте и утвердите бюджет выставки, подтвердите бронь и подпишите договор.

За десять месяцев. Просмотрите пакет документации экспонента, заполните и отправьте все формы и бланки. Запросите у организаторов программу выставки. Подтвердите участие Вашей компании в мероприятиях деловой или научной программы. Поддерживайте связь с организаторами выставки, чтобы быть в курсе всех изменений.

За шесть месяцев. Определите, какие товары или услуги будут представлены на выставке. Закажите выставочный стенд в профессиональной компании. Подключайте отделы рекламы и маркетинга, разработайте план продвижения Вашего участия в выставке. Сообщите организаторам о мероприятиях, которые Вы предполагаете провести на выставке.

За четыре месяца. Определите список сотрудников, которые будут работать на выставке. Сведите вместе отделы, участвующие в подготовке к выставке, распределите ответственность и определите отчетность. Проведите совещание по бюджету и планированию. Утвердите окончательный бюджет. Совместно с Вашим рекламным или PR отделом разработайте пресс-релизы. Подготовьте рекламные материалы компании, которые можно будет использовать на выставке. Утвердите проект выставочного стенда. Закажите у организаторов пригласительные билеты на выставку. При необходимости зарезервируйте номера в гостинице и авиабилеты.

За три месяца. Начните предвыставочную маркетинговую кампанию с целью увеличить количество посетителей Вашего стенда. Разошлите пресс-релизы в печатные издания.

За два месяца. Контролируйте график выполнения работ. Проведите собрание с выставочной командой для определения готовности. Скоординируйте работу с другими отделами Вашей компании. Рассылайте персональные приглашения постоянным и потенциальным клиентам. Окончательно определите персонал, расписание и условия работы на выставке. При найме привлеченного персонала подтвердите заказ. Подготовьте проект письма и необходимые материалы для рассылки клиентам после выставки. Подтвердите бронирование гостиницы и авиабилетов.

За один месяц. Организуйте обучение персонала работе на выставке. Проведите повторную рассылку приглашений на выставку. Оформите страховку, если она предусмотрена среди услуг организаторов.

За две недели. Активизируйте предвыставочную подготовку персонала. Обзвоните Ваших потенциальных и постоянных клиентов и партнеров. Утвердите график встреч на выставке.

Средства информирования посетителей.
  1. Адресные почтовые рассылки
  2. Факсовые рассылки
  3. Курьерская доставка персонализированных приглашений
  4. Телемаркетинг – приглашение на выставку и общение с потенциальными целевыми посетителями по телефону
  5. Размещение анонсов Вашего участия в выставке в профильных печатных изданиях
  6. Размещение подробного анонса Вашего участия в выставке на корпоративном сайте, на сайтах Ваших партнеров, на сайте выставки, на профильных интернет-порталах
  7. Приглашение Ваших клиентов в ходе личных встреч


За одну неделю. Проведите завершающее общее собрание и инструктаж выставочной команды. Подготовьте оборудование и рекламные материалы к заезду на выставку. Соберите все необходимое на выставке.
Дни монтажа выставки. Контролируйте монтаж стенда. Желательно, чтобы он был установлен как можно раньше.
Заезд на выставку. Привезите необходимое оборудование и материалы. Полностью подготовьте стенд к работе.
Дни работы выставки. Ежедневно проводите собрания персонала, при необходимости вносите оперативные изменения. В последний день работы проведите общее собрание – обсудите, что прошло хорошо и что должно быть изменено к следующей выставке. Договоритесь о бронировании места на следующий год, если это необходимо и возможно. Подготовьтесь к демонтажу и выезду с выставки.
В течение 48 часов после выставки. Отработайте самые перспективные контакты, полученные на выставке.
В течение десяти дней после выставки. Разошлите коммерческие предложения и подробную информацию по запросам, полученным на выставке. Обзвоните потенциальных клиентов и удостоверьтесь в получении Вашей информации. Разошлите благодарственные письма всем посетителям Вашего стенда.
В течение одного месяца после выставки. Подведите предварительные итоги участия в выставке. Установите контакты со всеми посетителям Вашего стенда. Произведите перераспределение контактов.

Составление календарного плана выставок и графика подготовки к ним позволит систематизировать выставочную деятельность Вашей компании и повысить ее эффективность!

Материалы подготовлены на основании практического пособия Николая Карасева «Как получать от выставок максимальную выгоду» www.expoeffect.ru.
Цели, задачи, концепция и бюджет выставки
Основная цель деятельности организации – извлечение прибыли.
Поэтому, все цели в конечном итоге сводятся к удержанию старых и привлечению новых клиентов.
Задачи участия в выставке должны быть согласованы со стратегическими целями Вашей компании. Они могут включать:
  • поиск новых клиентов и партнеров;
  • поддержание отношений с постоянными клиентами и партнерами;
  • формирование, укрепление или изменение имиджа компании;
  • конкурентную борьбу;
  • выход на новый рынок;
  • построение и расширение сетей сбыта;
  • представление / позиционирование нового товара или услуги;
  • оценка конкурентоспособности товара или услуги;
  • оценка спроса и предложений на рынке;
  • определение целевой аудитории;
  • поддержание узнаваемости / повышение лояльности к товару или услуге;
  • участие в специализированных мероприятиях;
  • обмен опытом и информацией;
  • работу с представителями СМИ;
  • продажу товаров и услуг на выставке;
  • поиск квалифицированного персонала и т.д.

Важно чтобы за достижение поставленных задач отвечали конкретные сотрудники. Если ответственность общая, то за решение задач не отвечает никто.
Каковы бы ни были задачи Вашего участия в выставке, они должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми и иметь временные рамки.
Это является одним из ключевых моментов при планировании участия в выставках.
Например, цель – «найти 20 новых клиентов, готовых сделать заказы на 500 000 руб.», или «получить доход 9 млн. руб. в течение трех месяцев», или «установить контакты с 10 новыми региональными дистрибьюторами», или «увеличить объемы продаж в регионах на 20%».

Разработка концепции участия в выставке
При разработке выставочной концепции решите, на какие группы посетителей будут направлены ваши основные действия, определите интересы ваших потенциальных клиентов и разработайте детальное предложение для ваших целевых групп.
Основные вопросы, которые следует решить в этом направлении:
  • какими методами Вы будете реализовывать поставленные цели и задачи, какие для этого необходимы ресурсы (материальные, человеческие);
  • определите Вашу целевую аудиторию и информацию, которую Вы хотите до нее донести;
  • выявите главные цели посещения выставки специалистами. Исследования показывают, что основными целями посетителей выставок являются: расширение или налаживание деловых контактов, поддержание связей и отношений с партнерами, ознакомление с новыми товарами и возможностями их применения, поиск способов решения проблем, сравнение однотипных продуктов, изучение конкурентов, получение новых знаний и повышение квалификации.

Определение бюджета выставки Общий бюджет участия в выставке складывается из учета расходов на трех этапах: предвыставочном, выставочном и поствыставочном. Необходимо отметить, что на конечный результат влияет не только сумма вложенных средств, но и правильность их распределения.
Примерный бюджет участия в выставочном мероприятии может выглядеть следующим образом: Расходы (Планируемые/Фактические/Расхождения):
  1. Аренда выставочной площади (м2).
    • Регистрационный сбор.
  2. Выставочный стенд.
    • Проектирование;
    • Строительство;
    • Оформление;
    • Дополнительное оборудование;
    • Эксплуатационные расходы (электричество, вода, телефон, интернет, и т.д.);
    • Прочие расходы.
  3. Рекламная кампания.
    • Целевые рассылки;
    • Телемаркетинг;
    • Реклама в печатных изданиях;
    • Промо-акции;
    • Спонсорство;
    • Прочие расходы.
  4. Полиграфическая и сувенирная продукция.
    • Брошюры, буклеты;
    • Каталоги;
    • Пресс-релизы;
    • Прайс-листы;
    • Регистрационные анкеты посетителей;
    • Сувениры, подарки и т.д.;
    • Прочие расходы.
  5. Персонал.
    • Обучение;
    • Привлеченный персонал;
    • Переводчики;
    • Форменная одежда;
    • Прочие расходы.
  6. Услуги.
    • Погрузка;
    • Уборка;
    • Охрана;
    • Технический персонал;
    • Фото и видеосъемка;
    • Прочие расходы.
  7. Транспортные расходы.
    • Транспортировка оборудования, материалов и т.д.;
    • Прочие расходы.
  8. Кейтеринг.
    • Напитки;
    • Продукты;
    • Посуда и столовые принадлежности;
    • Прочие расходы.
  9. Прочие расходы.
    • Проведение семинаров, презентаций и т.д.;
    • Проведение маркетинговых исследований;
    • Страхование;
    • Представительские расходы и т.д.
  10. Непредвиденные расходы. Рост цен, увеличение расходов и т.д. Примерно 10% бюджета.


Материалы подготовлены на основании практического пособия Николая Карасева «Как получать от выставок максимальную выгоду» www.expoeffect.ru.
Как определить необходимую выставочную площадь
Плохих мест не бывает

Место встречи изменить нельзя, примерно так рассуждают многие компании, определяясь с расположением своего стенда на выставке. При этом стоит помнить, что совершенно непроходимых мест на выставке не бывает. Сегодня наблюдается тенденция, что посетители к визиту на тематическую экспозицию готовятся, планируют, какие именно стенды посетят. А те, кто не наметил кого посетить заранее, обходят, как правило, всю экспозицию. Поэтому при грамотном оформлении стенд почти в любом месте даст ожидаемый эффект.

Варианты стендов

Рассмотреть варианты расположения стенда по первой линии или в зоне основных проходов будет правильно, если имиджевая составляющая для вас важнее всего. Помните о наценках, предусмотренных для «топовых» мест.
Наценка также варьируется в зависимости от степени открытости стенда:
– угловой стенд (открыт с двух сторон);
– «полуостров» (открыт с 3 сторон);
– «остров» (отдельно расположенный блок вашей компании).
Наличие двух или более открытых сторон увеличивает обзор экспонатов, привлекает большее количество посетителей.

Размер имеет значение

Площадь стенда зависит от необходимого функционала. Базовое пространство стенда можно разделить на четыре зоны:

  1. зона первого контакта;
  2. презентационная (место расположения экспонатов);
  3. переговорная;
  4. зона хранения.

В остальном оно подчиняется специфике вашей экспозиции.
Необходимо знать, сколько человек будет работать на стенде. В среднем на одного стендиста должно приходиться не менее 2 кв. м. Уточняйте габариты экспонатов, которые вы представите. Имейте в виду, что на стенде должно быть достаточно места для передвижения и удобной работы.
Помните, что крупногабаритные экспонаты (спецтехнику, демо-мобили) оправдано разместить на уличной экспозиции.

Здоровая конкуренция

Стоит ли вставать подальше от конкурентов? Для удобства посетителей на некоторых выставках существует сегментация пространства по группам товаров, когда продукция конкурирующих фирм оказывается рядом. Кроме того, в современных рыночных условиях с высокими возможностями рекламы нет смысла избегать компаний со схожим ассортиментом. Видеть работу конкурента – это лишь повод становиться лучше.


Сотрудничество с организаторами выставки
Чтобы избежать неприятных неожиданностей при подготовке к выставке, быть в курсе всех событий и максимально подготовиться к выставке, необходимо находиться в тесном контакте с организаторами выставки и выстроить отношения с ними:
  1. Подпишите договор, оплатите счет, вовремя отправьте информацию в выставочный каталог.
  2. Будьте в курсе. Узнавайте все новости и изменения, предстоящие события, ознакомитесь с программой выставки.
  3. Постарайтесь найти возможность подключиться к рекламной кампании организаторов. Узнайте о возможности размещения информации о Вашей компании в публикациях о выставке, новостях о ходе подготовки к выставке. Создавайте информационные поводы, сообщайте о том, что нового будет на Вашем стенде, старайтесь постоянно поддерживать интригу вокруг Вашей экспозиции.
  4. Используйте возможность участия в деловых мероприятиях. Выясните, какие деловые мероприятия предусмотрены организаторами. Например, предусмотрена ли организаторами выставки система предварительного назначения деловых встреч – Биржа деловых контактов. Участие в данном мероприятии позволит Вам заранее определить целевых посетителей, согласовать с ними время и темы переговоров, эффективно решить вопросы сотрудничества на перспективу, заключить контракты.
  5. Используйте спонсорские возможности. Как правило, организаторы предлагают экспонентам спонсорские пакеты и дополнительные маркетинговые услуги. Существуют готовые предложения, однако, Вы можете обсудить и другие варианты, которые будут в полной мере соответствовать Вашим целям. Обсудите с организаторами Ваши задачи и предполагаемый бюджет и Вы наверняка найдете подходящее решение.
  6. Продумайте детали стенда, учитывая ваши цели. Место стенда, его детали, дизайн должны соответствовать тем целям, которые Вы хотите достичь. Поинтересуйтесь у организаторов о возможности заказа дополнительного мобильного стенда как удобного, надежного и экономичного рекламно-информационного носителя.


Материалы подготовлены на основании практического пособия Николая Карасева «Как получать от выставок максимальную выгоду» www.expoeffect.ru.
Выставочная команда
Руководитель, который отвечает за подготовку к выставке, должен грамотно подобрать персонал, который будет работать все дни на выставке, а также не менее грамотно проинструктировать выставочную команду. От того, насколько профессионально сформирована команда стендистов, во многом зависит успех на выставке.


В работе выставки могут принимать участие:
  • стендовая команда (руководство компании, руководители направлений, менеджер выставочного проекта, менеджеры по направлениям, технические специалисты, офис-менеджер, переводчики, менеджеры, администраторы, привлеченный персонал, промоутеры и т.д.);
  • офисная команда (оперативная поддержка);
  • сервисная команда (грузчики, водители, курьеры, охрана, обслуживающий персонал, уборщицы и т.д.).
Состав выставочной команды определяется в зависимости от особенностей товаров и услуг, которые Вы представляете, и целей участия в выставке.

Идеальный стендист должен:
  • понимать цели участия компании в выставке и персональные задачи;
  • знать целевую аудиторию;
  • располагать информацией о составе посетителей выставки, о клиентах и партнерах компании, об истории компании, о состоянии отрасли;
  • знать характеристики, особенности и технические возможности представленных экспонатов;
  • иметь сведения о конкурентах, знать политику взаимоотношений с конкурентами, занимаемую позицию в конкурентной борьбе, уметь корректно сравнить возможности компании с деятельностью конкурентов;
  • быть коммуникабельным, уметь оперировать знаниями и четко излагать свои мысли;
  • уметь классифицировать посетителей, знать методы работы с разными типами посетителей, уметь привлекать и удерживать внимание посетителей;
  • владеть техникой представления товаров и услуг, обладать искусством убеждения, приемами аргументации и доказательства, уметь слушать и задавать наводящие вопросы, быть внимательным в разговоре; понимать, о чем можно и о чем нельзя говорить с посетителями);
  • быть стрессоустойчивым, уметь сдерживать эмоции;
  • уметь быстро ориентироваться в обстановке и приспосабливаться к обстоятельствам, оперативно анализировать и исправлять ошибки;
  • быть энергичным и выносливым;
  • обладать опытом работы на выставках;
  • отвечать требованиям к сотрудникам стенда (внешний вид, манеры поведения и т.д.).

Правила подготовки выставочной команды:
  1. Четко обозначьте цели, которые должна достичь ваша компания, участвуя в выставке. Проинформируйте о ключевых сообщениях для потребителей, посетителей стенда и роли каждого члена выставочной команды.
  2. Каждый день проводите брифинг с персоналом на стенде. Ежедневно проводите «оперативки», напоминайте сотрудникам о целях, расскажите, на сколько приблизились к достижению поставленных целей, при необходимости внесите коррективы.
  3. Замотивируйте персонал на стенде. Высокомотивированная команда стендистов сильнее, чем многие другие факторы сможет выделить вашу компанию среди других стендистов и оказать влияние на ваш рынок. Объявите, например, конкурс на лучший сбор по контактной информации потенциальных клиентов.
  4. Расскажите вашей команде стендистов про время на общение с потенциальными посетителями. Ключевая задача определить нужного человека и уделить ему оптимальное количество времени – не слишком много, чтобы не упустить других потенциальных клиентов и не слишком мало, чтобы заинтересовать этого клиента и заключить сделку.
  5. Ваша выставочная команда- лицо предприятия.

Дресс-код Для выставок делового формата идеальным вариантом является форменная одежда стендистов, выдержанная в корпоративном стиле компании и сочетающаяся с оформлением стенда. Если форменная одежда не предусмотрена, сотрудники, работающие на стенде, должны соблюдать корпоративный дресс-код: серьезный деловой костюм, однотонная рубашка, классическая обувь и т.д.

На стенде нельзя:
  • сидеть и общаться с посетителями сидя;
  • читать (книги, брошюры, листать журналы, разгадывать кроссворды и т.д.);
  • работать за компьютером;
  • разговаривать по телефону;
  • играть в игры (на мобильном телефоне, ноутбуке и т.д.);
  • принимать пищу, жевать;
  • игнорировать посетителей. Выставочный стенд – это не магазин самообслуживания;
  • заставлять посетителей ждать;
  • стоять спиной к посетителям. По статистике это снижает вероятность контактов на 40-60%;
  • объединяться в пары. В этом случае посетители не решаются подойти, предполагая, что происходит некая приватная беседа;
  • собираться в группы. Группы беседующих или громко хохочущих стендистов производят впечатление, что им нечем больше заняться;
  • выяснять отношения друг с другом;
  • вести посторонние разговоры;
  • использовать ненормативную лексику;
  • обращаться к посетителям «на ты», независимо от возраста и пола;
  • отлучаться со стенда без разрешения или без ведома коллег на неопределенное время;
  • демонстрировать усталость, безучастность, отстраненность, задумчивость, раздражение, расстройство и т.д;
  • зевать, поправлять одежду, заниматься макияжем и т.д.


Контролировать свои действия необходимо постоянно, даже если поблизости нет ни одного посетителя!

Материалы подготовлены на основании практического пособия Николая Карасева «Как получать от выставок максимальную выгоду» www.expoeffect.ru.
Перечень вещей необходимых на выставке
  • информационные и рекламные материалы (каталоги, брошюры, буклеты, прайс-листы, флайеры, пресс-релизы и т.д.);
  • анкеты для регистрации посетителей;
  • сувенирную продукцию и подарки;
  • канцелярские принадлежности (шариковые ручки, карандаши, маркеры, степлер (скобы, антистеплер), скрепки;
  • визитные карточки; фирменные бланки, папки, конверты; записные книжки, блокноты;
  • копии (оригиналы) договоров на участие в выставке, на строительство стенда, на дополнительные услуги и т.д.;
  • копии оплаченных счетов, платежные поручения (если деньги переводились в последний момент);
  • расписание мероприятий, график присутствия специалистов, график дежурств, расписание встреч и т.д.;
  • счета-фактуры и дополнительные документы, которые необходимо заверить печатью организаторов выставки;
  • сертификаты, свидетельства, технические паспорта, спецификации, справки, дипломы (все, что может послужить дополнительным аргументом в разговоре с потенциальным клиентом);
  • информационные носители (компакт-диски, дискеты, флэш-накопители и т.д.);
  • командировочные удостоверения;
  • типовые договоры, заполненные счета на Ваши товары или услуги, накладные, реквизиты компании, доверенность на право подписи документов;
  • пропуска на выставку для сотрудников, пропуска на автотранспорт, пригласительные билеты на выставку;
  • приложения на ввоз и вывоз продукции и оборудования;
  • принтер (расходные материалы: бумагу, картриджи и т.д.);
  • мобильный телефон, ноутбук; презентационное оборудование (проектор, экран, аудио-и видеооборудование и т.д.);
  • фотоаппарат, диктофон, видеокамеру, калькулятор;
  • зарядные устройства;
  • информационные справочники, карту города;
  • форменную одежду.

Информационные материалы к выставке
На выставке посетители получают огромное количество информации, и часто после выставки бывает трудно вспомнить, о чем шли переговоры. Информационные материалы позволяют восстановить в памяти полную картину.
Информационные материалы должны быть рассчитаны на разные группы посетителей и могут включать:
  • Визитные карточки. В первую очередь они предназначены для общения с потенциальными клиентами.
  • Материалы для целевых посетителей. CD-диски, буклеты, брошюры, прайс-листы и т.д.
  • Материалы для промо-акций. Листовки, флайеры, сувениры и т.д. для распространения на выставке и привлечения посетителей на стенд.
  • Материалы для VIP-клиентов (каталоги, альбомы и т.д.).
  • Материалы для СМИ. В комплект материалов для представителей СМИ обычно входят специальные пресс-релизы, информация о представленных на выставке товарах и услугах, общая информация о Вашей компании.

Необходимое количество материалов зависит от способа распространения. Информационные материалы должны быть подготовлены в большом количестве, недопустимо остаться на выставке без визиток, буклетов, каталогов продукции и т.д.

Материалы подготовлены на основании практического пособия Николая Карасева «Как получать от выставок максимальную выгоду» www.expoeffect.ru.
Как представить товары или услуги на стенде

Существует ряд простых правил, соблюдение которых поможет успешно представить продукцию и услуги вашей компании. В одной китайской притче говорится: "Скажи мне - и я забуду; покажи мне - и я запомню; дай сделать - и я пойму". Исследования показывают, что человек запоминает 10% из того, что прочитал, 50% из того, что видит и слышит, просматривая фильмы, бывая на выставках и экскурсиях; и 90% (!) из того, в чем принимает участие Исходя из этого соблюдаем правила:

Презентуйте лучшие предложения

Иногда участники выставок стремятся на все 100% использовать площадь стенда и выставляют на обозрение буквально все, что у них есть. Не стоит рассеивать внимание посетителей и перенасыщать стенд экспонатами. Верным решением будет представить гостям выставки свои лучшие предложения.

Вовлекайте "в продукт"

В повседневной жизни клиент вряд ли будет иметь возможность заглянуть внутрь продукта, так почему бы не удивить его на выставке? По возможности демонстрируйте товар в разрезе, показывайте макеты объектов. Для того, чтобы преимущества вашего товара посетители запомнили надолго, нужно вовлекать их в действие - игровую или деловую презентацию. Старайтесь представить образцы вашей продукции так, чтобы посетители имели к ним свободный доступ, могли их лично испытать, проверить технические характеристики, оценить качество.

Наглядная демонстрация

Каким бы красочным ни был рассказ стендиста о продукции, срабатывает принцип "лучше один раз увидеть". Внимание посетителей привлечет демонстрация оборудования в действии или хотя бы части процесса производства.

Некоторые ижевские участники успешно используют данные правила.

Светлана Трофимова, специалист по связям с общественностью ООО "НПЦ "КриоТехРесурс" (Ижевск):

- Наше предприятие обрабатывает детали, инструменты, материалы сверхнизкими температурами с целью повышения их ресурса. Технология уникальная для России. При этом в процессе обработки визуально не происходит никаких изменений, да и сама обработка проводится в закрытом криопроцессоре. Привлечь посетителей на стенд наличием криопроцессора - маловероятно. На выставке "Нефть. Газ. Химия-2013" для привлечения внимания мы использовали "сухой лед" - гранулы углекислоты. При взаимодействии "сухого льда" с горячей водой образуются белые клубы пара. Они и привлекли на наш стенд не только потенциальных клиентов, но и представителей СМИ, камеры которых засняли это эффектное действо.

  • При оформлении стенда уделите внимание не только логотипу и названию Вашей компании, но и описанию профиля Вашей деятельности, сферы применения продукта, преимуществ, которые получит Ваш потенциальный клиент.
  • Не перенасыщайте стенд экспонатами. Организуйте экспозицию так, чтобы она привлекала внимание именно к ним. Композиция стенда должна выделять продукт, а не отвлекать от него внимание.
  • Если Вы располагаете обширным ассортиментом продукции: определите образцы, которые представляют наибольший интерес для Вашей целевой аудитории, остальной ассортимент может быть представлен в каталогах; сократите количество экземпляров каждого вида продукции; группируйте товары по категориям.
  • Образцы продукции должны быть качественными; экспонаты должны быть видны основному потоку посетителей, их обзор не должен закрываться стендистами.
  • Для новинки или особенно важного экспоната, в экспозиции следует выделить наиболее выгодное и хорошо просматриваемое место, они должны размещаться так, чтобы стоящие возле них люди не мешали работе персонала стенда и движению потока посетителей.
  • Надписи и плакаты должны располагаться рядом или над экспонатами и легко читаться от границы Вашего стенда.
  • Крупногабаритные экспонаты наиболее эффектно выглядят на открытых стендах. Лучшим способом представления крупногабаритного оборудования является демонстрация его работы; а также фильм, рассказывающий о технологических возможностях оборудования и показывающий его в действии; уменьшенный макет (желательно действующий); фотографии или графические изображения оборудования; буклет с фотографиями и техническими характеристиками оборудования; представить конечный продукт производства (если это возможно).

Как привлечь внимание посетителей к Вашему стенду?
  1. При оформлении стенда учитывайте, что посетители могут осматривать стенд в три этапа: с большого, среднего и близкого расстояния.
  2. Внимание посетителей можно привлечь с помощью демонстрации рекламных роликов и фильмов на плазменной панели, мониторе или проекционном экране.
  3. Слова «новый» или «новинка» всегда интригуют и привлекают посетителей. Желательно чтобы они присутствовали на Вашем стенде.
  4. Используйте прямое обращение, называющее род занятий или профессию посетителей, входящих в Вашу целевую аудиторию, например: «Оптовик, внимание!»
  5. Подписывайте образцы Вашей продукции, фотографии, схемы, графики, диаграммы, таблицы, рисунки и т.д. Посетителей могут заинтересовать интересные истории или факты, связанные с производством Ваших товаров.
  6. Изготовление продукции на стенде – один из наиболее эффективных способов привлечения внимания. Он подходит как для компаний, представляющих производственные линии, так и для экспонентов, предлагающих эксклюзивную продукцию, которая изготавливается вручную небольшими партиями.
  7. При оформлении стенда важно учитывать, что каждый цвет рождает определенные ассоциации в сознании людей.
  8. Посетителей привлекают ярко освещенные стенды. Глаз человека всегда обращается в сторону более освещенного объекта.
  9. Помимо визуального канала восприятия, на посетителей можно воздействовать через слух (тихая легкая музыка, аудиоэффекты), обоняние (приятные ароматы), вкус (угощения), осязание (тактильные ощущения).

Материалы подготовлены на основании практического пособия Николая Карасева «Как получать от выставок максимальную выгоду» www.expoeffect.ru.
Методы общения с посетителями
  1. Выяснить, располагает ли посетитель временем, и объяснить, что не задержите его надолго. Ключ к успеху в разговоре – умение формулировать вопросы и направлять беседу в нужное русло. Когда Вы задаете вопросы или отвечаете согласно ожиданиям собеседника, Вы управляете ходом беседы.
  2. Идентифицируйте посетителя. Необходимо создать такой алгоритм беседы, чтобы по первым фразам можно было определить, относится посетитель к Вашей целевой группе или нет, и, исходя из этого, строить дальнейшую беседу. Разговор с посетителем можно начать словами: Добрый день. Меня зовут …, компания ... Мы предлагаем решения, которые позволяют экономить …. Как правило, посетитель реагирует следующим образом – он либо разворачивается и уходит, поняв, что Ваши услуги не представляют для него интереса, либо просто молча кивает -Скажите, какое направление Вы представляете? - Скажите, на чем специализируется Ваша компания? Определив на начальной стадии общения профиль деятельности посетителя и его потребности, Вы сможете вести предметный разговор и эффективнее представлять продукт.
  3. Говорите просто. Когда Вы употребляете сложные слова, Вас не понимают, а значит и не доверяют. В разговоре с посетителями следует придерживаться следующих правил: -желательно использовать короткие предложения, содержащие только одну мысль и не более одного придаточного предложения; -будьте осторожны с использованием внутрифирменного жаргона; -употребляйте как можно меньше иностранных слов; -используя специальные термины или сокращения, делайте пояснения пока не убедитесь, что собеседник понимает их значение.
  4. Говорите уверенно. Если Вы говорите неуверенно, долго подбирая слова, или слишком тихо, это может вызвать у собеседника сомнение в Вашей компетентности и недоверие к тому, что Вы сообщаете.
  5. Избегайте слов-паразитов: «э-э-э», заполняя паузы в разговоре, «как бы», «ну», «типа» и т.д.
  6. Подстраивайтесь под темп речи собеседника. Как правило, скорость речи человека свидетельствует о его способности воспринимать информацию.
  7. Во время разговора старайтесь обращаться к собеседнику по имени.
  8. Всегда помните об уровне сервиса. Постарайтесь расположить к себе посетителя вежливым отношением. Если посетителю покажется, что с ним обошлись невежливо, он автоматически сделает вывод, что и в дальнейшем работники компании будут также грубы и невнимательны.
  9. Помните о времени. По статистике, посетитель в среднем проводит на стенде только 11,8 минуты, и это время должно быть использовано максимально эффективно.
  10. Заранее подготовьте текстовые блоки об отличиях и преимуществах Ваших товаров или услуг и выгодах, которые получит клиент при сотрудничестве с Вами. В зависимости от целевых групп формулировки текста могут звучать по-разному. При представлении продукта Вы можете использовать комбинацию «характеристика – преимущество – выгода – доказательство».
  11. Рассказывайте посетителям о позитивном опыте работы с другими клиентами, проверившими Ваш продукт на практике, приводите конкретные примеры. При необходимости пообещайте предоставить список клиентов и их отзывы о сотрудничестве с Вашей компаний.
  12. Будьте готовы дать аргументированное обоснование стоимости Вашего продукта. Помните, что без убедительного объяснения высокие цены могут отпугнуть клиента, а низкие – вызвать сомнения в качестве товаров или услуг.
  13. Отработайте речевые модули. Это позволяет снизить количество ошибок в общении и облегчает работу.


  14. Тактика работы с посетителями
    Если компания выходит на рынок или выводит новый продукт, осуществляет поиск партнеров, расширение клиентской базы и построение каналов сбыта стендисты должны вести себя достаточно активно. При этом важно учитывать, что агрессивные методы привлечения внимания часто отпугивают посетителей.
    Сотрудники известной и солидной компании, как правило, могут вести себя на стенде спокойно и реагировать только в случае явной заинтересованности со стороны посетителя.

    Что делать, когда посетителей много?
    1. Координировать работу стенда может администратор, который будет устанавливать первичный контакт с посетителями, коротко отвечать на возможные вопросы, оперативно выяснять цели и потребности посетителей, и направлять их к соответствующим сотрудникам или руководству компании. При этом в обязанности администратора не должно входить ведение полноценных переговоров с посетителями.
    2. Установите правило, по которому сотрудники не могут покидать стенд в часы пик. Во время максимальной активности к работе на выставке могут привлекаться дополнительные сотрудники.
    3. Если Вы заняты беседой с клиентом, а к стенду подошел новый посетитель, обратите на него внимание кого-то из Ваших коллег. Важно показать посетителю, что его заметили, и его ожидание не напрасно.
    4. Если Ваши коллеги тоже заняты, берите инициативу на себя. Извинитесь перед собеседником, поприветствуйте нового посетителя, в двух словах выясните его интересы и, исходя из этого, определите дальнейшие действия: предложите посетителю расположиться на Вашем стенде, ознакомиться с каталогом продукции, выпить чая или кофе и подождать несколько минут.

    Что делать, когда посетителей мало?
    1. Если интенсивность потока посетителей невысока, ни в коем случае не стойте на стенде со скучающим видом, ведь Вы не знаете, в какой момент можете попасть в поле зрения потенциального клиента.
    2. Проявляйте активность, выходите со стенда и устанавливайте контакты с «одиночными» посетителями.
    3. Вы можете искусственно создать впечатление работы на стенде, попросив кого-то из Ваших коллег сыграть роль посетителя, интересующегося Вашими товарами или услугами. Пусть посетители видят, что на Ваш стенд обращают внимание.
    4. Задерживайте посетителей на Вашем стенде подольше. Главное чтобы Ваш стенд не пустовал, а сотрудники не сидели без дела. Известно, что пустые стенды и печальные лица стендистов отталкивают посетителей.


    Материалы подготовлены на основании практического пособия Николая Карасева «Как получать от выставок максимальную выгоду» www.expoeffect.ru.
Что необходимо сделать после выставки
  1. Обработайте выставочные контакты.
    Чем дольше контакты лежат после выставки без сопровождения, тем холоднее они становятся. Если Вы не обрабатываете выставочные контакты, их могут обработать Ваши конкуренты. Обрабатывайте контакты исходя из категорий А (клиенты совершают покупку сразу после выставки), В (принятие решения о покупке может растянуться на несколько месяцев посетителями, но таких посетителей, проявляющих «среднюю» степень заинтересованности, составляет около 80% от общего количества) и С (можно ограничиться краткими письмами, а дополнительную информацию высылать по запросу).
  2. Используйте план сопровождения контактов – «48/10/30».
    Первый контакт с посетителями должен состояться в течение 48 часов после закрытия выставки. Это может быть телефонный звонок, электронное письмо или факс с благодарностью за посещение стенда и сообщением о том, какие действия Вы предпримите в дальнейшем. Второй контакт (телефонный звонок, деловая встреча, рассылка подробной информации, специальных коммерческих предложений и т.д.) – в течение 10 рабочих дней после выставки. Если клиент еще не принял решение о покупке, третий контакт должен состояться в течение 30 дней после выставки. Вы можете сообщить о подведенных итогах выставки, новинках, маркетинговых акциях и т.д.
    Обработка выставочных контактов должна быть произведена в установленные сроки. Несоблюдение сроков выполнения работ следует расценивать как срыв выставочного проекта и подвергать взысканиям ответственных сотрудников.
  3. Проконтролируйте выходы информации о вашей компании: во всех публикациях в печатных изданиях, в Интернете, репортажи на телевидении и т.д.
  4. Разместите отчет о выставке на Вашем корпоративном сайте.
  5. Поблагодарите за качественную работу людей и компании, которые оказывали Вам услуги в процессе реализации выставочного проекта (сервисные компании, агентства, привлеченный персонал и т.д.).
  6. Проведите оценку эффективности участия в выставке.
    При подведении итогов необходимо учесть, что даже самая дорогая и престижная выставка может не дать моментальной отдачи. Для наиболее адекватной оценки финальные итоги следует подводить не ранее чем через три месяца после окончания выставки (некоторые компании подводят итоги через шесть, девять и даже через двенадцать месяцев после выставки).
  7. Критерии оценки эффективности:
    1. Финансовый результат = Сумма прибыли от продаж по результатам выставки/Финансовые вложения в выставочный проект.
    2. Стоимость контакта = Финансовые вложения в выставочный проект/кол-во установленных контактов.
    3. Полнота решения поставленных задач в установленные сроки.

  8. Составьте аналитический отчет по итогам выставки.
    Итоговый аналитический отчет может содержать:
    • официальные статистические данные выставки;
    • статистические данные установленных на выставке контактов;
    • анализ информации, полученной от посетителей (замечания, критика, пожелания, предложения, мнения и т.д.);
    • оценку качественного и количественного состава посетителей и участников выставки;
    • оценку эффективности работы персонала (включая оценку работы каждого сотрудника);
    • оценку функциональности стенда (месторасположение, размеры, конфигурация, оформление, оснащение и т.д.);
    • анализ выставочного бюджета (включая анализ расхождений в бюджете);
    • оценку эффективности средств маркетинговых коммуникаций для привлечения посетителей;
    • анализ информации о конкурентах;
    • результаты проведения научных и деловых мероприятий на выставке;
    • результаты участия в мероприятиях, проводимых организаторами выставки;
    • перечень и количество сувенирной продукции и рекламных материалов, распространенных на выставке;
    • подборку публикаций в СМИ;
    • выводы и рекомендации по участию в следующей выставке.
  9. Соберите от всех занятых на выставке сотрудников отчет о работе: что наиболее и наименее удачно работало на стенде, какие товары или услуги оказались наиболее и наименее востребованными, какие методы работы с посетителями наиболее предпочтительны, какие дни были наиболее продуктивными, в какие часы поток посетителей становился более интенсивным, а в какие ослабевал, что им понравилось и не понравилось на выставке, что привлекло их внимание на стендах других компаний и т.д.
  10. Создайте экспоархив: материалы, касающиеся выставочной деятельности Вашей компании: документы, справочные материалы, отчеты сотрудников, анкеты посетителей, образцы полиграфической продукции, фотографии и т.д.


Материалы подготовлены на основании практического пособия Николая Карасева «Как получать от выставок максимальную выгоду» www.expoeffect.ru.